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iCon - Integrationspartner der IMSware bei der Stadt Chemnitz

 

Bereits seit 1993 arbeitete die Stadtverwaltung Chemnitz mit einer selbstentwickelten und laufend optimierten Software. Im Jahr 2004 wurde dann der Regiebetrieb "Zentrale Gebäudebewirtschaftung" (ZGB) gegründet, um die Zentralisierung in diesem Bereich der Stadtverwaltung voran zu treiben. Bei der ZGB werden alle im Eigentum befindlichen und angemieteten Verwaltungsobjekte, alle Kulturobjekte (im Auftrag des Kulturamtes), alle zur Vermarktung stehenden bebauten Objekte (im Auftrag des Liegenschaftsamtes) und seit März 2007 alle Schulen verwaltet.

 

Eine weitere Zentralisierung und die übernahme von Kindereinrichtungen aus dem Amt für Jugend und Familie, sind in Planung. Ebenso ist eine effektivere Verwaltung von zur Vermarktung stehenden unbebauten Flächen (bis zur Ausschreibung) durch das Liegenschaftsamt, Sporteinrichtungen durch das Sportamt, öffentliche Verkehrsflächen und Bauwerke durch das Tiefbauamt sowie Grünflächen, Parks und Forstflächen durch das Grünflächenamt geplant. Doch hier stieß das bisherige System in vielerlei Hinsicht an seine Grenzen.

 

2005 machte sich dann der IuK-Koordinator der ZGB, Wolf-Peter Bohndorf, mit seinem Team auf die Suche nach einer geeigneten Software für das Liegenschafts-, Gebäude- und Anlagenmanagement - kurz LIGA. Nach umfassenden Prüfungen und Teststellungen wurde klar, dass die Dinslakener IMS.kom GmbH mit ihrer Software-Lösung IMSware die Erfordernisse optimal erfüllt. Der wesentliche Aspekt bei der Auswahl der neuen LIGA war die Flexibilität. Alle bewährten Workflows des alten Systems sollten sich auch in der neuen Lösung abbilden lassen, zusätzlich aber auch grafisch darstellbar sein. Des Weiteren mussten Schnittstellen zu anderweitig genutzten Softwarelösungen gewährt werden können, zum Beispiel zum Finanzwesen, zur Stellen- und Personenverwaltung, zu AutoCAD sowie zum ALB. Das letzte wesentliche Kriterium war dann die gleichermaßen komfortable Verwaltung von Liegenschaften und Gebäuden.

 

Als Spezialanbieter von immobilienbezogenen Software-Lösungen im kommunalen, kirchlichen und sozialen Bereich ist die IMS.kom ein optimaler Projektpartner, kennt Verwaltungsabläufe und besondere Ansprüche des öffentlichen Sektors sehr gut. "Wir sprechen einfach die gleiche Sprache", meint Wolf-Peter Bohndorf. Und Michael Heinrichs, Geschäftsführer der IMS.kom bestätigt: "Das Projektteam in Chemnitz hat unglaublich genaue Vorstellungen und nutzt alle Facetten unserer Software, sowohl in der Liegenschaften- als auch in der Gebäudeverwaltung. Die Zusammenarbeit ist aufgrund der langjährigen Erfahrung der Stadtverwaltung in diesem Bereich auf ganz hohem Niveau. Das ist eine Herausforderung an alle Projektbeteiligten und macht einfach Spaß."

 

Auch Wolfgang Luxig, Projektleiter des Integrationspartners iCon aus Dresden lobt die Zusammenarbeit mit dem Chemnitzer Projektteam in höchsten Tönen: "Eine engagierte Mannschaft, ein sehr kompetentes Pflichtenheft - das ist ein tolles Projekt und dies zeigt sich dann auch an den Ergebnissen."

 

Nach dem Ausschreibungsverfahren begann Ende Januar 2007 die gemeinsame Projektarbeit. Zunächst wurden die vorhandenen Stammdaten analysiert und in das neue Datenmodell überführt. Für diesen Schritt hatte das Chemnitzer Projektteam ausreichend Zeit eingeplant, denn hier ergab sich die Gelegenheit, gleichzeitig eine überprüfung und Bereinigung der vorhandenen Daten vorzunehmen.

 

Als Nächstes fand ein Feinabgleich zwischen den Sollprozessen mit den in IMSware vorhandenen Standardprozessen statt. Grundsätzlich bestand hier bereits ein hoher Abdeckungsgrad; doch einige spezifische Besonderheiten bei der Chemnitzer Stadtverwaltung (z.B. die ämtereinweisung) nutzen die systemimmanente Flexibilität der Software. Im Rahmen mehrerer Workshops hat das Team die gewünschten Abläufe und Darstellungen mit Hilfe des integrierten Workflow-Editors zielgenau umgesetzt.

 

Wolf-Peter Bohndorf erläutert erfreut: "Wir hatten im Auswahlverfahren die Flexibilität von IMSware grundsätzlich erkannt und uns unter anderem deshalb für die Lösung entschieden. Unsere Erwartungen werden aber auch noch heute manchmal übertroffen. Die Anpassungsmöglichkeiten sind enorm. Dabei bleibt die Software trotz der Komplexität der Vorgänge unserer Verwaltung durch die einheitliche Oberfläche komfortabel bedienbar. Das ist uns sehr wichtig. Nach Projektabschluss sollen mehr als einhundert Nutzer mit dem System arbeiten."

 

Die Importe der Grundbuchdaten, der Gebäudedaten und der Daten zur Grundstücksverwaltung sind mittlerweile abgeschlossen. Eine automatisierte ALB-Schnittstelle sichert künftig die Aktualität des Datenbestandes. Den aktuellen Stand fasst Wolfgang Luxig so zusammen: "Das vorhandene Datenmodell bildet nun jedes Objekt sowohl in seiner organisatorischen als auch seiner physischen Struktur ab. Damit ist die Objektverwaltung betriebsbereit und die entsprechenden Funktionen im Altsystem können bereits abgeschaltet werden."

 

Das Projektteam hat noch viel vor: In der nächsten Phase werden die Abläufe und Funktionen für die Bereiche Baucontrolling (mit Anbindung an das Haushalts- und Buchhaltungssystem H&H, überwachung der laufenden Baumaßnahmen sowie geplanter und ungeplanter Instandhaltung, Freimachung und Gebäudeabrisse) und Vertragsmanagement (Miet- und Pachtverwaltung, Ver- und Ankäufe, Energiemanagement etc.) erarbeitet und gemäß dem Pflichtenheft umgesetzt.

 

"Was wir uns am Ende des Projektes unter anderem wünschen", skizziert Projektleiter Bohndorf die Chemnitzer Vision, " ist der Objektpass für jedes Gebäude und jede bauliche Anlage. Per Mausklick erhalten wir eine Objektbeschreibung, Verweise ins Kataster, auf digitale Unterlagen und Papierakten, übersichten der technischen und kaufmännischen Verhältnisse sowie der jeweiligen infrastrukturellen Situation. In übersichtlicher und vergleichbarer Form."

 

In absehbarer Zeit verfügt die Stadtverwaltung Chemnitz damit über ein flexibles Liegenschafts-, Gebäude- und Anlagenmanagement, mit daraus resultierender Effizienz-Steigerung und Qualitätsverbesserungen. Alle Projektbeteiligten sind sich darüber einig, dass sich die Stadtverwaltung Chemnitz durch das Projekt auf hohem Niveau weiterentwickelt. Eben eine Stadtverwaltung der OberLIGA.

 

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