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Kommunales Immobilienmanagement:
Mittel mobilisieren

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Kommunales Immobilienmanagement: Mittel mobilisieren

 

85 Prozent der Lebenszykluskosten einer Immobilie entstehen in der Nutzungsphase. Dies führt dazu, dass die Investitionskosten in der Regel bereits nach vier Jahren von den Betriebskosten eingeholt werden. Obwohl diese Zahlen eigentlich für sich sprechen, hinkt die Entwicklung von Facility Management in Deutschland international gesehen hinterher. Nur allmählich erkennt man auch hierzulande mehr und mehr, dass Facility Management kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist, wenn man aktiv Kosten reduzieren und die Rentabilität von Liegenschaften und Gebäuden erhalten will.

 

Dies betrifft auch oder gerade Städte und Kommunen, denn diese gehören zu den größten Besitzern und Betreibern von Immobilien überhaupt. Städtische Einrichtungen wie Amtsgebäude, Schulen, Bibliotheken oder Sportanlagen stellen einen beachtlichen Immobilienbestand dar, der verwaltet und bewirtschaftet werden muss. Das Problem ist, dass vielen Kommunen heute weder die genauen Kosten der Bereitstellung und Bewirtschaftung noch die genaue Höhe der Vermögenswerte und deren Rentabilität bekannt sind. Informationen über Anzahl, Zustand und Nutzung der Ressourcen sind oft gar nicht vorhanden oder lückenhaft. Es fehlen betriebswirtschaftliche Kennwerte und Kostenzusammenhänge.

 

Die notwendig gewordene Verwaltungsreform, die Einführung der doppelten Buchführung (Doppik) sowie die positiven Ergebnisse, welche Unternehmen der freien Wirtschaft bereits mit Facility Management erzielt haben, sorgen nun offensichtlich auch für dessen kommunalen Durchbruch.

 

Allerdings ist ein ganzheitliches Facility Management ohne Softwareunterstützung – sprich einem integrierten CAFM-System (CAFM = Computer Aided Facility Management) kaum möglich. Lassen sich doch nur mit Hilfe eines solchen Systems Kosten und Leistungen wirklich transparenter gestalten, Arbeitsabläufe optimieren und vorhandene Einsparpotenziale ausschöpfen. Ob es beispielsweise um die Bewirtschaftung von Flächen, die Inventarisierung und Instandhaltung, Reinigungs-management und Zugangskontrolle oder das Energiecontrolling geht – sämtliche Arbeitsprozesse, einschließlich der daran beteiligten Personen, werden mittels CAFM informationstechnisch unterstützt.

 

Der Schwerpunkt eines CAFM-Systems liegt dabei in der Bereitstellung von schnell und gezielt abrufbaren Informationen, welche der Nutzer als Grundlage für wichtige Entscheidungen benötigt. Erreicht wird dies durch eine redundanzfreie und stets aktuelle Datenhaltung. Einmal zentral erfasst, sind fortan alle wichtigen Liegenschafts- und Gebäudeinformationen gemeinschaftlich nutzbar. Ein CAFM-System sollte in diesem Zusammenhang sowohl die Integration alphanumerischer als auch grafischer Daten gewährleisten. Zusätzliche 3D- und CAD-fähigkeit bietet darüberhinaus weiteren Nutzen – zum Beispiel den direkten Zugriff auf die Bestandsdokumentation aus der Planungs- und Bauphase.

 

In jeden Fall erfolgt die Bearbeitung der Datenbestände im CAFM bidirektional und mit sofortigem Datenbankabgleich. Am Bildschirm kann sich der Anwender durch einzelne Gebäude und Räume bewegen; klickt er dabei auf ein Gerät im Inventar, werden sofort alle wichtigen Daten, wie zum Beispiel Typ, Hersteller, Wartungsintervall oder Kostenstelle angezeigt. Vielfältige Abfrage- und Reportingmöglichkeiten liefern stets aktuelle Kennzahlen und unterstützen die Arbeit maßgeblich.

 

Beispiel Projekt- und Budgetmanagement: Angefangen von der Projektdefinition, über die Kostenplanung und Auftragsabwicklung, bis hin zum Nachtragsmanagement lassen sich Bauprojekte mit einem CAFM-System zuverlässig planen und steuern. Die Kostenzuordnung nach DIN 276, übersichtliche Soll-/Ist-Vergleiche und gezieltes Benchmarking machen die wirtschaftliche Situation einer Kommune transparent und auch ungeplante Aktionen besser kalkulierbar. Alle Planungen korrespondieren mit den tatsächlichen Kosten und können jederzeit gegenübergestellt werden. Da sich Budgets der Kommune aus weiteren Teilbudgets (Haushaltsstellen) zusammensetzen können und die Mittel auch unterjährig gefahren werden, lassen sich Budgets auch für den Zeitraum eines Jahres zu einem Betrag zusammenfassen. Diese Beträge werden vom CAFM-System automatisch ermittelt.

 

Grundsätzlich ist es wichtig ist, dass ein CAFM-System modular aufgebaut ist und mit den individuellen Anforderungen einer Kommune wachsen kann. Die Möglichkeit zum schrittweisen Ausbau gewährleistet, dass neue Investitionen erst dann erforderlich werden, wenn sich der Nutzen kurzfristig abzeichnet. Vom ersten Moment an kann dort angesetzt werden, wo der Optimierungsbedarf am größten und eine kurzfristige Zielerreichung am dringlichsten gewünscht ist. Dabei muss sich das System voll und ganz an die Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen der Fachbereiche anpassen lassen.

 

Selbstverständlich stellt ein CAFM-System keine Insellösung dar. Eine ganzheitliche, perfekt auf die Kommune zugeschnittene Lösung entsteht erst durch die vollkommene Integration in die bestehende EDV-Landschaft. Dies muss durch flexible Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten an diverse Fremdsysteme gewährleistet sein. Gemeint sind hier vor allem Office-, ERP-, CRM-, GLT-, TKA- und AVA-Systeme.

 

Bei der Auswahl eines CAFM-Systems ist es wichtig auf einen Anbieter zu setzen, der die Verwaltungsabläufe und Verfahren einer Kommune kennt und darüberhinaus in jeder Projetkphase Unterstützung bietet. Dazu gehört einerseits Bedingungen zu analysieren und eine erfolgreiche Einführungsstrategie zu präsentieren und andererseits nach der Systemeinführung eine optimale Anwenderbetreuung in Form von Schulungen, Hotline und Softwarewartung zu gewährleisten.

 

Frank Tappe / Referent Marketing/PR / IMS.kom GmbH

 

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